U3F1ZWV6ZTM0NDE4MTI4NjQ1MTI3X0ZyZWUyMTcxMzkzMTcxNDU0OQ==

أربعة 4 نصائح لكتابة تقارير الأعمال ممتازة

إن المذكرات والتقارير الخاصة بالعمل ، مثل كتابة الأعمال من أي نوع ، تكون موجهة إلى حد كبير - هناك فكرة جديدة لاقتراحها أو نتائج مهمة لنقلها. أنجح طريقة لتقديم المواد الموجهة حسب الغرض هي من خلال كتابة واضحة وموجزة. فكر جيدًا في العناصر التي تحتاج إلى الدخول في كتابة أعمال مكتوبة بشكل حاد ومقنع ومتناسق. اتبع هذه النصائح الأربعة حول كيفية كتابة مذكرة أو تقرير.

تحديد الغرض الخاص بك

حدد هدفك قبل البدء في كتابة مذكرتك أو تقريرك. سيوفر لك الكثير من الوقت لإعادة الكتابة لاحقًا ويمنع الشعور بعدم هدف من التسلل إلى المحتوى الخاص بك.
استخدم استراتيجيات الكتابة الاستقصائية للحصول على الكرة المتداول. أجب عن الأسئلة: من وماذا وأين ومتى ولماذا وكيف. هل تخاطب فريق ضمان الجودة حول تغيير في الموعد النهائي للمشروع أو زملاء العمل حول إعلان حفلة مكتبية؟ لماذا يعد موضوع المذكرة أو التقرير مهمًا؟ إذا كنت تتصدى لمشكلة ما ، كيف تنوي حلها؟ ما هي دعوتك إلى العمل - كيف تريد أن يستجيب القراء؟ بمجرد تسمير بعض الاستجابات الصلبة ، تكون مستعدًا لملء الفراغات.

استخدام لغة موجزة ونشطة وجذابة

عندما تكتب مذكرة أعمال ، ركز على نشر الفكرة بسرعة دون التضحية بنبرة احترافية. أن تكون واضحة وموجزة. لا تبتعد عن وجهة نظرك ولا تحمل عبئًا على النص بلغة كثيفة أو بلغة غير ضرورية. استخدم لغة بسيطة ، لكن لا تكون مملاً أيضًا. حافظ على مشاركة المحتوى الخاص بك باستخدام جمل نشطة. ابحث عن التعبيرات السلبية أو المنطوقة ، مثل "قد يكون من المفيد جدًا التحقق من صندوق الوارد الخاص بك كثيرًا." فقط قل ، "راجع صندوق الوارد الخاص بك في كثير من الأحيان."

نظّم أفكارك من أجل الوضوح والتماسك

يجب أن يمثل تقرير عملك أو مذكرتك تقدمًا منطقيًا في التفكير لجعله سهل القراءة وكل التفاصيل المهمة سهلة الفهم. حدد مخططًا لك يمكن أن يساعدك في إنشاء هيكل واضح تتبعه.
دليل الخطوط العريضة: ابدأ بقسم تمهيدي ، وانتهي بقسم ختامي. اكتب وصفًا موجزًا ​​لكل موضوع أو عنوان في المخطط التفصيلي لمساعدتك على تجسيد أفكارك وإعادة ترتيب هيكل المخطط التفصيلي حسب الحاجة. دليل عام للمتابعة هو: 1. مقدمة أو خلفية ، 2. الغرض ، 3. التحقيق أو التفسير ، 4. النتائج و / أو الاستنتاج ، 5. اقتراحات العمل أو وصف الإجراء.
مثال على مخطط تفصيلي للمذكرة: انظر إلى نموذج المخطط التفصيلي هذا لمذكرة حول تغيير المواعيد النهائية لكشوف المرتبات: 1. قدم خلفية لمشكلة في تواريخ كشوف المرتبات السابقة ، 2. غرض الحالة من المذكرة: لإبلاغ الموظفين بإجراء تغيير ، 3. صف معنى هذا التغيير أو كيف يمكن أن يؤثر على جداول المكتب الأخرى ، 4. تأكد من أن التغيير سيحدث تحسينات. 5. دعوة الموظفين لإرسال أي أسئلة أو مخاوف.
كلمة في التنسيق: تنسيق المستند جزء من عرضه التقديمي. من المحتمل أن يكون لمكتبك نمط تنسيق مفضل لأنواع مختلفة من مستندات العمل. الالتزام بهذه المواصفات. في بعض الأحيان يمكن أن تساعد في تنظيم هيكل وتدفق أفكارك.

تحرير ، تدقيق افعلها مرة أخرى

الخروج بما تريد قوله هو مجرد نسبة مئوية صغيرة من الكتابة. التحرير والتدقيق اللغوي هو معظم العمل. عندما تنتهي من كتابة تقرير المذكرة ، فقد حان الوقت للتخلص من كل ما لا يخدم غرض المحتوى. نعيد قراءة كتاباتك غالبًا ، بشكل مثالي بعد كل تحرير مهم ، وقراءته بصوت عالٍ. من الأسهل اكتشاف الأخطاء عندما تتمكن من سماعها بالفعل. ابتعد عن تقريرك وعد بعد ساعة أو عدة ساعات في وقت لاحق. سترى ذلك بعيون جديدة ومن المحتمل أن تلاحظ شيئًا لم تفعله من قبل.
باتباع هذه النصائح يجب أن يعطيك دفعة ملهمة في الاتجاه الصحيح في كتابة تقارير ممتازة وجذابة.
ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق

إرسال تعليق

الاسمبريد إلكترونيرسالة